Como montar um controle financeiro simples que todo dono de PME consegue usar no dia a dia | Reestruturação de Empresas

Você não precisa ser “do financeiro” para ter controle do dinheiro

Muitos donos de pequenas e médias empresas vivem esse cenário:

• Sabem vender, atender cliente, tocar operação.

• Mas se sentem perdidos quando o assunto é controle financeiro.

• Dependem do extrato bancário, da contabilidade ou de uma planilha que ninguém atualiza direito.

• Têm a sensação de que “o dinheiro some” e não sabem explicar para onde foi.

O resultado é:

• Decisão no “achismo”.

• Surpresas no caixa.

• Medo de investir, contratar ou crescer.

A verdade é que você não precisa ser um especialista financeiro para ter um controle que funcione.Você precisa de um modelo simples, objetivo e atualizado, que caiba na sua rotina.

Neste artigo, vou te mostrar:

• O que um controle financeiro mínimo, mas eficiente precisa ter.

• Como organizar isso em uma planilha ou sistema simples.

• Como usar esse controle no dia a dia, em poucos minutos.

• E como isso se conecta com um diagnóstico e uma consultoria financeira mais aprofundada, quando for o caso.

Se hoje você sente que não tem clareza sobre as finanças da sua empresa, um bom começo é organizar o básico. E, se quiser acelerar, pode contar com um Diagnóstico Financeiro Gratuito da BRK Consult.

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Reestruturação de Empresas | O que é, na prática, um controle financeiro “simples e suficiente”

Controle financeiro simples não é:

• Um sistema gigante cheio de recursos que você não usa.

• Uma planilha com 50 abas, fórmulas complexas e que só o contador entende.

• Algo que dá trabalho demais e, por isso, você abandona depois de uma semana.

Um controle financeiro simples e suficiente para a maior parte das PMEs precisa permitir que você enxergue, com clareza:

• Quanto entra (receitas).

• Quanto sai (despesas, custos, dívidas).

• Quando entra (prazo dos recebimentos).

• Quando sai (prazo dos pagamentos).

• E, a partir disso, como ficará o caixa nos próximos dias e semanas.

Em outras palavras:

• Um bom controle te mostra o passado,

• Organiza o presente,

• E te dá uma ideia concreta do futuro próximo (30–60 dias).

Passo 1: separar conta pessoal de conta da empresa (sem isso, nada funciona)

Antes de falar de planilha ou sistema, vem o básico:

Se as contas pessoais e da empresa estão misturadas, qualquer controle fica mentiroso.

O que você precisa fazer, o quanto antes:

• Ter uma conta bancária só da empresa.

• Definir um pró-labore para você (e sócios, se houver).

• Parar de pagar despesas pessoais pela conta PJ.

• Registrar eventuais empréstimos pessoais para a empresa (e não deixar isso “solto”).

Sem essa separação mínima:

• Parece que a empresa gasta mais do que realmente gasta.

• Ou parece que ela dá menos lucro do que realmente dá.

• Você perde qualquer visibilidade real.

Passo 2: escolher a ferramenta – planilha ou sistema simples

Você pode ter um bom controle financeiro usando:

• Planilha (Excel/Google Sheets)  

  • Vantagens: gratuita (ou quase), flexível, fácil de ajustar.

  • Desvantagens: depende muito de disciplina na atualização.

• Sistema simples de gestão financeira (ERP leve ou app de controle)  

  • Vantagens: automatiza parte dos lançamentos, gera relatórios mais rápidos.

  • Desvantagens: mensalidade, curva de aprendizado, excesso de recursos que podem distrair.

Para a maioria das PMEs que ainda não têm nada, começar por uma boa planilha (bem pensada) já é um salto enorme.

O importante não é a ferramenta, e sim:

• O modelo que você usa.

• A disciplina em alimentar e olhar os dados.

Passo 3: estruturar 3 visões básicas (caixa, receitas, despesas)

Um controle financeiro simples pode ser organizado em 3 blocos:

1. Controle diário de caixa (entradas e saídas)  

2. Visão de receitas (o que entra, de quem, quando)  

3. Visão de despesas e custos (o que sai, para quem, quando)

Vamos ver cada um.

1. Controle diário de caixa

Aqui você enxerga o movimento de dinheiro da empresa.

Campos mínimos:

• Data.

• Descrição (ex.: venda à vista, pagamento fornecedor X, salário, aluguel).

• Categoria (receita, despesa fixa, despesa variável, investimento, financiamento etc.).

• Valor.

• Tipo (entrada ou saída).

• Forma (dinheiro, cartão, transferência, boleto etc.).

• Saldo de caixa após o movimento.

Com isso, você consegue:

• Saber quanto dinheiro tem hoje.

• Entender quais são os principais motivos de saída.

• Identificar picos e vales de caixa.

2. Visão de receitas (a receber)

Não basta saber quanto vendeu; é preciso saber quando vai receber.

Campos mínimos:

• Data da venda / emissão.

• Cliente.

• Descrição (produto/serviço).

• Valor total.

• Condição de pagamento (à vista, 30 dias, 3x, etc.).

• Datas de vencimento de cada parcela.

• Situação (a receber, recebido, atrasado).

Essa visão ajuda a:

• Entender a previsão de entradas de caixa para os próximos dias e semanas.

• Cobrar clientes atrasados com método.

• Planejar pagamentos com base no que realmente vai entrar.

3. Visão de despesas e custos (a pagar)

Do outro lado, você precisa de clareza sobre quando o dinheiro vai sair.

Campos mínimos:

• Data de lançamento.

• Fornecedor / beneficiário.

• Descrição (aluguel, folha, contador, fornecedor Y, empréstimo banco Z).

• Categoria (fixa, variável, imposto, juros, etc.).

• Valor.

• Data de vencimento.

• Situação (a pagar, pago, atrasado).

Com isso, você enxerga:

• Compromissos futuros (não é só o que já saiu).

• Em que períodos do mês o caixa fica mais pesado.

• Onde dá para renegociar prazos ou reorganizar pagamentos.

Passo 4: montar um fluxo de caixa simples (projetar o futuro)

Com as visões de:

• Entradas previstas (a receber),

• Saídas previstas (a pagar), você consegue montar um fluxo de caixa projetado.

Como fazer de forma simples:

• Em uma planilha, crie uma linha do tempo (por dia ou por semana).

• Para cada dia/semana, some:

  • Entradas previstas para aquela data.

  • Saídas previstas para aquela data.

• Comece com o saldo inicial de caixa (quanto você tem hoje).

• Vá somando e subtraindo, dia a dia / semana a semana, até 30 ou 60 dias.

O resultado:

• Você passa a ver onde o caixa vai ficar negativo, com antecedência.

• Pode agir antes do problema explodir (renegociar, antecipar ações de venda, reorganizar pagamentos).

• Deixa de ser “surpreendido” com falta de dinheiro.

Passo 5: rotina de uso – como fazer isso caber na agenda do dono

Não adianta ter o controle perfeito se você não usar. Então, pense em uma rotina realista:

Diariamente (10 a 15 minutos)

• Registrar entradas e saídas do dia (ou conferir, se alguém lançou para você).

• Ver como ficou o saldo de caixa.

Semanalmente (30 a 40 minutos)

• Atualizar:

  • Contas a receber (o que entrou, o que continua pendente).

  • Contas a pagar (o que foi pago, o que vem pela frente).

• Olhar o fluxo de caixa projetado das próximas 4 semanas.

• Tomar decisões simples:

  • Antecipar cobrança de clientes.

  • Renegociar algum pagamento antes de vencer.

  • Segurar ou liberar alguma despesa.

Mensalmente (1 a 2 horas)

• Fechar o mês financeiro:

  • Quanto entrou no total.

  • Quanto saiu no total, por categoria.

  • Se houve sobra ou falta no caixa.

• Comparar com meses anteriores.

• Discutir (sozinho ou com sócios/consultor):

  • O que melhorou.

  • O que piorou.

  • O que precisa mudar para o próximo mês.

Os principais benefícios de um controle financeiro simples bem-feito

Quando você implementa esse tipo de controle e mantém a rotina, começa a perceber:

• Menos surpresas no caixa.

• Mais clareza para dizer “sim” ou “não” a despesas e investimentos.

• Capacidade de negociar melhor com bancos e fornecedores (porque fala com base em números).

• Entendimento real de:

  • Quais gastos pesam mais.

  • Quais meses são mais críticos.

  • Como equilibrar melhor entradas e saídas.

E, principalmente:

• Você deixa de “dirigir a empresa no escuro” e passa a ter um painel mínimo de controle.

Quando o controle simples não é mais suficiente (e é hora de aprofundar)

Esse controle é excelente ponto de partida, mas em muitos casos ele vai te mostrar que:

• O problema da sua empresa não é só falta de controle.

• Existem erros de estrutura financeira:

  • Margens ruins.

  • Custos fixos inchados.

  • Prazos desajustados.

  • Endividamento pressionando demais o caixa.

Ou seja:

• O controle revela o tamanho real do problema.

• A partir daí, muitas empresas percebem que precisam de um trabalho de diagnóstico e reestruturação mais profundo.

Onde entra a BRK Consult nesse processo

A BRK Consult atua justamente com empresas que:

• Faturam, mas não veem dinheiro sobrar.

• Estão no limite do caixa ou já no vermelho.

• Precisam sair do “achismo” e tomar decisões com base em números.

Além de ajudar a estruturar controles simples e práticos, a BRK Consult realiza:

• Diagnóstico / Auditoria Financeira Inicial Detalhada, que vai além do controle básico:

  • Analisa o passado financeiro (12 a 24 meses).

  • Mapeia margens, custos, dívidas e fluxo de caixa.

  • Identifica erros, desperdícios e valores a resgatar.

• A partir disso, constrói, junto com o empresário:

  • Um plano de ação para aumentar lucro e gerar caixa.

  • Ajustes de precificação, custos, prazos e dívidas.

  • Um modelo de gestão financeira que não dependa apenas de “instinto”.

E com um modelo de honorários que inclui:

• Parte fixa pelo diagnóstico.

• Componente de sucesso, vinculado a valores recuperados / plano implementado.

Um controle financeiro simples já pode mudar completamente a forma como você enxerga sua empresa. Mas, se os números mostrarem problemas mais profundos, não enfrente isso sozinho. Solicite um Diagnóstico Financeiro Gratuito e veja como a BRK Consult pode te ajudar a organizar, recuperar e fazer o dinheiro aparecer de verdade.

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Próximo passo: começar pequeno, mas começar hoje

Para transformar esse conteúdo em ação prática, ainda hoje você pode:

• Definir: a partir de agora, empresa e vida pessoal terão contas separadas.

• Escolher a ferramenta: uma planilha no Excel/Google Sheets ou um sistema simples.

• Montar o esqueleto do controle:

  • Aba de caixa (entradas e saídas).

  • Aba de contas a receber.

  • Aba de contas a pagar.

• Reservar horário fixo na agenda (diário/semana) para atualizar e olhar os números.

Se quiser acelerar:

• Use esses primeiros dados como base para um diagnóstico financeiro com a BRK Consult.

• Assim, em vez de só registrar o problema, você começa a trabalhar na solução.